Gemeinde Wuustwezel

In der Gemeinde Wuustwezel sind wir, wie alle Gemeinden und Städte in Flandern, dazu angehalten, die verfügbaren finanziellen Mittel so gut wie möglich zu nutzen und zu optimieren. Die Überwachung des Cashflows ist ein wichtiger Teil davon, wofür wir schon seit einiger Zeit nach einer Debitorenverwaltungssoftware gesucht haben, um auch ausstehende Betreibungen und Rechnungen bestmöglich eintreiben zu können. Bei den bestehenden Softwarepaketen sind noch zu viele manuelle Tätigkeiten erforderlich und der Prozess läuft nicht effizient.

Nachdem wir verschiedene Optionen auf dem Markt verglichen hatten, entschieden wir uns für CollectOnline aus Herentals als Debitorenmanagementlösung.

Für uns waren die wichtigsten Punkte  eine gute Verbindung mit unserer Mercury-Software,  die Automatisierung der meisten manuellen Vorgänge und klare Berichterstattung.

Ein weiterer Mehrwert ist der gute Fluss und die Transparenz gegenüber dem Gerichtsvollzieher.

Letzteres nimmt uns bereits eine Menge Arbeit ab. Das große Netzwerk von CollectOnline mit Gerichtsvollziehern und Inkassobüros ermöglicht es mir, alles digital zu bearbeiten und abzuschließen. Von der Einreichung beim Kollegium über die Weiterleitung an den Gerichtsvollzieher bis hin zur Unterzeichnung eines Vollstreckungsbescheids und der Bezahlung der Akte.

Die Mitarbeiter unserer Debitorenbuchhaltung arbeiten nun seit einem halben Jahr mit der Software und sind sehr zufrieden. Zum Beispiel ist die Übersicht pro Akte ein Gewinn für sich. Früher habe ich viel Zeit damit verbracht, alle Unterlagen vorzubereiten, um einen Bescheid an einen Bewohner zu schicken. Jetzt treffe ich mit wenigen Klicks eine Zahlungsvereinbarung oder ein Zahlungsversprechen mit einem Schuldner, schicke automatisch eine Bestätigung an den Schuldner und verfolge sie automatisch weiter. Wenn ich ein manuelles Schreiben verschicken möchte, kann ich dies ebenfalls über die Plattform tun, was nur noch 10 Sekunden Arbeit bedeutet.

Es gibt noch ein paar kleine Punkte, die wir gerne in der Software angepasst sehen würden, diese geben wir sofort an CollectOnline weiter und sie denken sofort mit uns mit. Oft ist es schon innerhalb eines Monats umgesetzt, was sich als großer Mehrwert erwiesen hat.

Angefangen haben wir mit kommunalen Forderungen, jetzt arbeiten wir gemeinsam an OCMW-Forderungen. CollectOnline arbeitet dies maßgeschneidert und im Tempo unserer Gemeinde aus. Es hat sich als ziemlicher Mehrwert erwiesen und wir haben eine sehr gute Zusammenarbeit erlebt, die ich anderen Organisationen auf jeden Fall empfehlen kann.